건설회사 공무과장이 공개하는 시놀로지 NAS 활용법: 현장 관리부터 협업 시스템 구축까지

​건설회사 시놀로지 NAS 활용법

건설회사 공무과장이 공개하는 시놀로지 NAS 활용법: 현장 관리부터 협업 시스템 구축까지

건설업계에 몸담고 계신 분들이라면 공감하시겠지만, 우리 업무의 절반은 ‘기록’과 ‘공유’라고 해도 과언이 아닙니다.

쏟아지는 도면, 수만 장의 현장 사진, 매일 작성해야 하는 공사일보와 각종 공문까지.

예전에는 이 자료들을 USB에 담아 나르거나, 외근 나간 직원에게 카톡으로 보내달라며 재촉하는 것이 일상이었습니다.

하지만 저는 우리 사무실에 시놀로지(Synology) NAS를 도입한 이후, 업무의 패러다임을 완전히 바꿨습니다.

오늘은 실제 공무 실무에서 NAS를 어떻게 활용하여 업무 효율을 극대화하고 있는지, 그리고 운영 과정에서 마주한 한계점을 어떻게 지혜롭게 극복했는지 상세히 공유해 보고자 합니다.

1. 현장별 ‘맞춤형 권한 관리’로 보안과 효율을 동시에

건설 현장은 동시에 여러 곳이 돌아가기 마련입니다.

각 현장마다 투입되는 인원이 다르고, 다루는 정보의 중요도도 차이가 납니다.

저는 시놀로지의 사용자 관리 기능을 통해 이 문제를 해결했습니다.

* 개인별 ID 부여: 모든 직원에게 개인 계정을 발급합니다. 이를 통해 누가 언제 접속했는지 로그를 확인할 수 있어 데이터 관리가 투명해집니다.

* 공유 폴더의 현장별 분리: ‘A 아파트 현장’, ‘B 교량 공사 현장’ 등 현장별로 최상위 공유 폴더를 생성합니다.

* 접근 권한의 세밀한 제어: 해당 현장에 소속된 직원들에게만 접근 권한을 부여합니다. 타 현장 직원은 폴더 자체를 볼 수 없게 설정하여 정보 보안을 강화했습니다.

도메인을 연결해 두었기 때문에, 직원들은 현장 사무실이나 본사, 혹은 이동 중인 차 안에서도 본인의 ID로 접속해 필요한 서류를 즉시 확인합니다.

이제 “과장님, 그 현장 도면 좀 메일로 보내주세요”라는 전화를 받을 일이 사라졌습니다.

2. ‘시놀로지 포토’로 구축한 대용량 현장 사진 라이브러리

건설 현장의 증거는 사진입니다.

매일 진행되는 공정 사진을 정리하는 것은 공무팀의 큰 숙제죠.

예전에는 카톡으로 사진을 주고받다 보니 화질이 저하되거나, 시간이 지나 파일이 만료되어 곤혹스러운 적이 한두 번이 아니었습니다.

저는 Synology Photos를 적극 활용합니다.

* 무제한 공유: 용량 제한 없이 고화질 현장 사진을 업로드하고 관리합니다.

* 실시간 확인: 현장 기사님이 모바일 앱으로 사진을 업로드하면, 저는 사무실 앉은자리에서 즉시 사진을 검토하고 공사일보에 첨부합니다.

* 아카이브 기능: 공사가 종료된 후에도 현장별로 깔끔하게 정리된 사진첩은 향후 유지보수나 준공 서류 작성 시 귀중한 자산이 됩니다.

3. ‘시놀로지 드라이브’와 ‘메일 서버’로 완성한 오픈 데이터 환경

우리 회사는 단순한 파일 저장을 넘어, NAS를 지식의 보고(Knowledge Base)로 활용합니다.

* Synology Drive를 통한 오픈 데이터: 과거 현장의 공사일보, 공문 서류 양식, 협력업체 리스트 등을 공유 폴더에 담아 전 직원이 공유합니다. 신입 사원이나 새로 부임한 소장님도 과거 데이터를 쉽게 찾아볼 수 있어 업무 적응 속도가 빨라졌습니다.

* 자체 메일 서버 운영: 시놀로지 메일 서버를 통해 우리 회사만의 도메인으로 메일을 주고받습니다. 중요한 공문들이 외부 포털 메일이 아닌 우리 NAS 안에 안전하게 보관된다는 점에서 보안상의 이점이 매우 큽니다.

4. 동시 작업 오류, ‘PDF 활용법’으로 정면 돌파하다

물론 NAS가 만능은 아닙니다. 실무에서 겪은 가장 큰 단점은 ‘파일 동시 작업 시 발생하는 충돌’이었습니다.

마이크로소프트의 원드라이브(OneDrive)나 구글 스프레드시트처럼 실시간 동시 수정이 되지 않다 보니, 두 사람이 동시에 엑셀 파일을 수정하면 나중에 저장한 사람의 내용으로 덮어씌워지거나 충돌 파일이 생성되곤 했습니다.

이 문제를 해결하기 위해 저는 건설업에 맞는 ‘데이터 열람 프로세스’를 구축했습니다.

공무과장의 솔루션: 작성은 지정된 사람이, 열람은 PDF로!

원본 문서 보호: 공사일보나 투입 인원 현황판 같은 핵심 파일은 반드시 ‘지정된 담당자’만 수정할 수 있도록 업무 규칙을 정했습니다.

PDF 변환 배포: 담당자가 수정을 마친 후에는 반드시 해당 파일을 PDF 형식으로 출력하여 공유 폴더에 함께 업로드합니다.

열람 전용 시스템: 정보를 확인해야 하는 다른 직원들은 원본 엑셀 파일이 아닌 PDF 파일을 엽니다. PDF는 로딩이 빠르고, 실수로 내용을 수정할 염려가 없으며, 모바일 기기에서도 가볍게 열람할 수 있습니다.

이 방식은 원드라이브의 동시 수정 기능이 부럽지 않을 만큼 우리 조직에 잘 안착했습니다.

오히려 확정된 데이터를 PDF로 공유하니 문서의 신뢰도가 더 높아지는 부수적인 효과도 얻었습니다.

마치며: 건설업의 디지털 전환, NAS에서 시작됩니다.

시놀로지 NAS를 도입한 후, 우리 사무실의 업무 분위기는 확연히 달라졌습니다. 불필요한 전화가 줄었고, 데이터는 체계적으로 쌓이고 있으며, 무엇보다 ‘정보의 소외’ 없이 전 직원이 효율적으로 협업하고 있습니다.

건설 현장은 아날로그적이지만, 그것을 뒷받침하는 데이터 관리만큼은 디지털이어야 합니다. 저와 같은 고민을 하고 계신 공무 담당자나 경영진분들이라면, 시놀로지 NAS를 통해 스마트한 업무 환경을 구축해 보시길 적극 추천합니다.

오늘 제 글이 여러분의 현장 관리에 작은 힌트가 되었기를 바랍니다. 관련하여 궁금한 점이 있으시다면 언제든 댓글로 남겨주세요!